Nachgefragt | Homeoffice & Remote Work in der Fondsindustrie

Auch angesichts der Corona-Pandemie genießen zwei Dinge bei uns oberste Priorität: zum einen die Verantwortung gegenüber unseren Kunden, zum anderen die Sicherheit und das Wohlergehen unserer Mitarbeiter.

Um dem gerecht zu werden, haben wir während der Pandemie komplett auf Fernarbeit von außerhalb unserer Büros umgestellt. Diese Umstellung funktionierte reibungslos – vor allem auch deshalb, weil wir bereits vor der Corona-Pandemie seit 2019 flexible Arbeitsmodelle gefördert haben.

Verbessern sich die Bedingungen in Bezug auf Corona, kehren wir im Einklang mit den jeweils vor Ort geltenden öffentlichen Richtlinien schrittweise in die Büros zurück. In unserem Büro vor Ort in Wien sind alternierend jeweils maximal zwei von drei Mitarbeitern zur selben Zeit im Office.

Wichtig ist für uns, dass sichere Transportwege vorhanden sind und dass es möglich ist, empfohlene Abstände im alltäglichen Umgang miteinander einzuhalten.

Darüber hinaus nehmen wir an Konferenzen überwiegend virtuell teil und verzichten bis auf Weiteres auf Geschäftsreisen, die nicht unbedingt notwendig sind.

Aviva Investors ist dazu übergegangen, weltweit an allen Standorten primär von zu Hause aus zu arbeiten. Punktuell wurden aber manche Büros in Übereinstimmung mit den Richtlinien der lokalen Regierungen für eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern wieder geöffnet. Gegenwärtig arbeiten jedoch weniger als 10 Prozent der Mitarbeiter in einem der Büros. Wir rechnen damit, dass sich unser Arbeitsverhalten infolge der Covid-19-Pandemie grundlegend ändern wird und prüfen derzeit, wie wir unsere Office-Kapazitäten am besten nutzen können, sobald die gesetzlichen Einschränkungen wieder gelockert werden.

Das mobile Arbeiten hilft Unternehmen, sich durch die unmittelbare Krise zu manövrieren, aber was erhoffen sie sich auf lange Sicht davon? Höhere Produktivität und bessere Arbeitsmoral? Das sind Fragestellungen, die wir bei AXA Investment Managers bereits 2017 thematisiert haben. Im Ergebnis wurde ein Prozess in Gang gesetzt, bei dem Remote Working nur ein Element von vielen ist. Umfassende Maßnahmen begleiten und überprüfen diesen Prozess. Aktive Kommunikation, regelmäßige Feedback-Sessions wie individuelles Führungskräfte-Coaching und Interviews mit jedem Mitarbeiter helfen uns, den richtigen Weg zu finden. Voraussetzung ist das Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Die drei wichtigsten Grundpfeiler sind unserer Meinung nach Empowerment, Flexibilität und Kollaboration. Raschere Entscheidungen, eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und der Abbau von Hierarchien sind dabei wichtige Teilziele, die wir bei AXA Investment Managers verfolgen. Im Endeffekt wollen wir damit erreichen, dass dem Kunden ein noch besserer Service geboten wird.

Bei NN Investment Partners arbeiten wir derzeit im Homeoffice, machen uns aber gleichzeitig Gedanken über die zukünftige Arbeitsweise. Der Wandel, in dem wir uns befinden, ist eine Gelegenheit viele Dinge zu überdenken. So möchten wir eine Arbeitsweise schaffen, die das Beste aus Homeoffice und Büro zu einer „neuen Normalität“ verbindet.

Dafür haben wir eine kleine Task Force zusammengestellt. Das Ziel: eine bessere Work-Life-Balance, mehr Nachhaltigkeit und Effizienz sowie eine verbesserte Arbeitsweise für die Teams, den Einzelnen und die Kunden. Wie könnte dies aussehen? Die Arbeit im Büro sollte in erster Linie dazu dienen, Kontakte zu knüpfen (Treffen mit Kollegen und Kunden), zusammenzuarbeiten (innerhalb der Teams oder übergreifend) und zu gestalten (Ideen entwickeln und Projektarbeit). Die Arbeit zu Hause sollte vor allem dazu dienen, sich zu konzentrieren (fokussierte Tätigkeiten), zu korrespondieren (E-Mails und Administration) und sich abzusprechen (wiederkehrende Meetings).

Diese neue Arbeitsweise setzen wir schrittweise um, wobei jeder Schritt bewertet wird und Verbesserungen vorgenommen werden, unter Berücksichtigung unserer Werte Sorgfalt, Transparenz und Engagement.

Remote wird wichtiger, keine Frage. Aber ein gutes Team muss sich auch kennen. Bei Yova setzen wir daher auf ein hohes Maß an Flexibilität auf einem Fundament persönlicher Verbindungen im Team. Diese gibt es vor allem dann, wenn man miteinander Zeit am gleichen Ort verbringt. Bei Yova läuft seit jeher alles digital, unabhängig davon, ob man 2 Meter oder 2.000 Kilometer entfernt sitzt. So können alle Mitarbeiter von überall arbeiten (Internetzugang und Steckdose vorausgesetzt, sowie bei einigen auch Kaffee und Obst). Da wir uns entlang agiler Management Methoden organisieren und viele Online-Tools benutzen, ist Remote-Work unproblematisch. Dabei sind aber zwei Dinge ganz wichtig: Zuhause verschwimmt die Grenze von Arbeit und Freizeit. Da muss man aktiv gegensteuern, z.B. mit disziplinierten Pausen. Und: Neben Remote Zeit gibt es auch gemeinsame Zeit vor Ort im Team. Wir sind starke Verfechter davon, dass die Arbeit besser und schöner wird, wenn man Zeit miteinander verbringt und sich nicht nur bei Meetings austauscht. Eine gute persönliche Basis ist Gold wert, umso mehr, wenn man sich nicht sieht.

Bei uns gab es schon vor Ausbruch der Corona-Pandemie eine Homeoffice-Policy. Als im März die Fallzahlen stiegen und die Regierung noch über mögliche Maßnahmen nachdachte, testeten bereits alle Mitarbeiter die Funktionstüchtigkeit der Hard- und Software im Homeoffice. Schließlich kam der Lockdown und es konnte ohne Produktivitätseinbruch weitergearbeitet werden, denn das nötige Vertrauen war von Seiten der Mitarbeiter und der Geschäftsführung da. Die Zeit im Homeoffice hat unseren Teamzusammenhalt gestärkt und zu einer Auseinandersetzung mit verschiedenen digitalen Möglichkeiten geführt. Heute arbeitet die Mehrheit der Mitarbeiter weiterhin für ein bis zwei Tage pro Woche von zu Hause aus. Die Implikationen für die zukünftige Arbeitsweise sind, dass das Homeoffice-Angebot vermehrt angenommen wird, aber gleichzeitig auch ein Wunsch nach Präsenzzeit im Büro vorhanden ist. Eine Änderung des Arbeitszeitmodells steht demnach nicht an. Dennoch wird der Einfluss der Homeoffice-Zeit sichtbar, indem beispielsweise die digitalen Veranstaltungsangebote für Anleger fortgesetzt werden.

DNB als nordisches Haus hat sich schon immer für flexible Arbeitsstrukturen eingesetzt und alle Mitarbeiter – unabhängig von Sales, wo es durch die Reisetätigkeiten selbstverständlich ist – mit den notwendigen technischen Rahmenbedingungen für ein Office-unabhängiges Arbeiten ausgestattet. Corona hat die professionelle Home Office Strategie ausgebaut, aber nicht revolutioniert. Allerdings wird verstärkt geschaut, dass ein ausreichender und regelmäßiger Informationsfluss stattfindet sowie eine starke Bindung ans Unternehmen und an das Team gewährleistet ist. Dafür sind persönliche Treffen und Meetings, aktuell unter den entsprechenden Corona-Vorsichtsmaßnahmen, unabdingbar. So wird es in Zukunft eine festere Verbindung von Remote- und Office-Work geben.

Corona hat unseren gewohnten Arbeitsalltag maßgeblich verändert. Dank unseres beinahe reibungslosen Umstiegs auf Home-Office konnten wir unsere (nun virtuelle) Routine aufrechterhalten und uns schnell in der neuen Normalität zurechtfinden. Obwohl die Lockerungsmaßnahmen eine sukzessive Rückkehr ins Büro ermöglichen, gehen wir weiterhin behutsam mit der veränderten Situation um. Wir arbeiten auch künftig verstärkt von zu Hause, da die Gesundheit unserer Kunden und Mitarbeiter an erster Stelle steht.

Es war uns ein besonderes Anliegen in einer Zeit der sozialen Distanz die Nähe zu unseren Kunden zu intensivieren. Dank des Ausbaus unserer digitalen Kanäle können wir unsere Kunden zeitnah und kontinuierlich über die aktuellen Geschehnisse am Markt sowie in der Bank informieren. Mit den neu etablierten Kommunikationsmitteln wie AdHoc Mitteilungen, umfangreichen Newslettern und zahlreichen Webinaren halten wir unsere Kunden auf dem Laufenden. Dennoch ist die persönliche Betreuung bei der Kathrein Privatbank nach wie vor tief in der Bank-DNA verankert. Kein virtuelles Treffen kann je ein persönliches Gespräch ersetzen.

Jupiter ist nicht mehr das gleiche Unternehmen wie zu Beginn der Pandemie. Während des Lockdown wurde die Übernahme von Merian Global Investors abgeschlossen, und eine beträchtliche Anzahl neuer Teammitglieder, darunter auch ich selbst, wurden Teil des Unternehmens. Die Umstände ließen trotz großer Vorfreude keinen Raum für ein erstes persönliches Kennenlernen der neuen Kollegen. Dieses musste im Zuge der Remote-Arbeit virtuell erfolgen. Die Situation an den internationalen Jupiter-Standorten und die Gegenmaßnahmen gegen COVID-19 sind sehr unterschiedlich. An vielen Orten sind die Jupiter-Mitarbeiter jedoch zumindest für ein paar Tage in der Woche ins Büro zurückgekehrt. Es ist immer wieder faszinierend, Kollegen zu treffen, die man durch tägliche online Interaktion zu kennen glaubt, jedoch zum ersten Mal tatsächlich direkt vor einem stehen.

Während alle unsere Büros die notwendigen Maßnahmen im Zusammenhang mit COVID-19 ergreifen, verstehen wir, dass es einige Teammitglieder gibt, die eine frühzeitige Rückkehr ins Büro vermeiden wollen, etwa aufgrund der Zugehörigkeit zu Risikogruppen oder der Pflege von gefährdeten Familienmitgliedern. Wir berücksichtigen natürlich die individuellen Herausforderungen und Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und stellen den Betroffenen frei, das Home-Office zu nutzen.

Wir glauben, dass die Coronavirus-Pandemie die Arbeitsmuster grundlegend und dauerhaft verändert hat. Zwar wird es eine gewisse Rückkehr zur Normalität wie vor der Krise geben, doch viele der Verschiebungen im Arbeitsalltag werden dauerhaft sein. Die Krise hat die Arbeitsmodelle vor Herausforderungen gestellt und diese unter Druck gesetzt. Gleichzeitig hat sie es jedoch den Unternehmen und den Arbeitnehmern ermöglicht, die Art und Weise, wie gearbeitet wird, neu zu denken. Für uns bedeutet dies, dass wir unseren Mitarbeitern mehr Flexibilität ermöglichen – mit mehr Möglichkeiten zu wählen, ob sie vom Büro, von zu Hause oder von anderen Standorten aus arbeiten wollen. Außerdem bedeutet es mehr Freiraum im Hinblick darauf, wann die Arbeit im Laufe des Tages stattfindet. Mit dieser größeren Flexibilität geht für Arbeitgeber und für Arbeitnehmer allerdings auch eine größere Verantwortung einher – das bedeutet offene Kommunikationskanäle zu haben, zusammenzuarbeiten, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen.

Nach dem Lockdown und ausschließlicher Home-Office-Phase sind die FERI-MitarbeiterInnen in sämtlichen Niederlassungen seit Anfang Mai wieder in ihren Büros – selbstverständlich unter Einhaltung der Abstands- und Hygienevorschriften. MitarbeiterInnen, die zur Risikogruppe gehören oder gesundheitliche Einschränkungen haben, können aber jederzeit remote arbeiten. Für dieses Modell mit maximaler Flexibilität haben wir sehr positives Feedback von unserem Team erhalten. Wir glauben, dass sich remote work in einigen Bereichen immer stärker durchsetzen wird. Ein pauschaler Standard für alle kann es jedoch nicht werden – dafür lebt unser Geschäft zu sehr von der persönlichen Beratung. Bei FERI bestanden bereits seit Jahren umfassende Möglichkeiten der digitalen Interaktion mit Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern – somit konnten wir auch in Zeiten des Lockdowns unsere Dienstleistungen ohne Einschränkung weiter anbieten. Aber wir freuen uns auch sehr auf den Zeitpunkt, wenn persönliche Begegnungen, Termine und Kundenbesuche wieder ohne Bedenken und Einschränkungen möglich sein werden.

Die Pandemie hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und mit Kunden in Kontakt treten, verändert. Wir haben umfangreich in Technologien investiert, die es unseren Mitarbeitern ermöglichen, in engem Kontakt mit Kunden, Unternehmen, Kollegen und Märkten zu bleiben, obwohl sie remote arbeiten. Seit März diesen Jahres arbeiten unsere Mitarbeiter weltweit von zuhause aus, zuvor hatten wir gleiche Maßnahmen bereits in unseren asiatischen Büros getroffen. Unser Hauptanliegen ist der Schutz sowie das Wohlergehen unserer Mitarbeiter. Die meisten dieser werden daher auch in absehbarer Zukunft von zu Hause arbeiten. Wir gehen davon aus, dass virtuelles Arbeiten auch in Zukunft ein integraler Bestandteil des Kundenkontakts sein wird. Auch wenn die menschliche, reale Interaktion nicht ersetzt werden kann, so wird das Virtuelle doch weiterhin Teil der Realität nach Corona sein.

Die Bewältigung der Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt ganz erheblich verändert; und das im positiven Sinne. Dank einer robusten IT-Infrastruktur, flexibler Home Office-Lösungen und dem umfangreichen Einsatz digitaler, teilweise auch neuer Kommunikations-Technologien war Lupus alpha während des Shutdowns jederzeit voll handlungsfähig. In dieser Phase arbeiteten wir in zwei räumlich voneinander getrennte Teams, bestehend aus einem reduzierten Kernteam vor Ort und einem zweiten Team im Home Office.

Unsere Lernkurve in dieser Phase war enorm. Flexible Arbeitsmodelle und in dieser Tiefe und Breite bislang noch nicht dagewesene Nutzung digitaler Kommunikationswege, sei es der Einsatz von Video-Konferenzen, Chats, Webinare oder ganz normale Telkos sind Teil des normalen Arbeitsalltags und der Kundenkommunikation geworden.

Diese wertvollen Erfahrungen werden wir auch in Zukunft für uns und unsere Kunden nutzen. Einen neuen Standard braucht es bei Lupus alpha dafür nicht. Nach vorne hin verfolgen wir ein flexibles Arbeitsmodell, das unseren Mitarbeitern immer dort Freiräume für flexibles Remote-Arbeiten eröffnet, wo es sinnvoll und notwendig ist. Und gleichzeitig nutzen wir unverändert die Vorteile der direkten, persönlichen Zusammenarbeit von Teams vor Ort im Büro.